Viele Leiter*innen haben angemerkt, dass die Organisation von Veranstaltungen über Signal und Telefon mit verschiedenen Ansprechpartner*innen sehr kompliziert ist und zu Missverständnissen führt.
Genauso haben einige Eltern/Mitglieder diese Form der Anmeldung nicht als verbindlich wahrgenommen.
Als Lösung haben wir ein Buchungssytsem für die Website entwickelt.
Unten könnt ihr diese an einem Beispielevent testen.
Unter dem Event findet ihr eine Dokumentation mit einigen der Funktionen mit mehr Details.
Volleyballturnier
„Kolping rocks the net!“ – Am Samstag, den 15. März 2025, veranstaltet die Kolpingjugend Musterstadt das erstes Volleyball-Testturnier in der Sporthalle „Am Sonnenweg“.
Wir freuen uns auf alle sportbegeisterten Gruppen, Freundeskreise und Einsteiger! Das Turnier dient als lockerer Testlauf – perfekte Gelegenheit, Turnierluft zu schnuppern und den Ablauf zu erproben.
Infos zum Turnier:
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Datum: 15.03.2025
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Ort: Sporthalle Am Sonnenweg, 12345 Musterstadt
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Einlass: ab 9:30 Uhr, Begrüßung um 10:00 Uhr
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Start der Vorrunde: 10:15 Uhr
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Finale und Siegerehrung: ab 15:00 Uhr
Spielmodus:
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Gespielt wird 4 gegen 4, mindestens 6 und maximal 8 Personen pro Team
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Offene Altersklassen, ein Teammitglied muss mindestens 14 Jahre alt sein
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Jeder gegen jeden, mit Finale für die besten Teams
Kosten:
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Startgebühr: 5€ für Kolpingjugendmitglieder / 8€ nicht Mitglieder
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Wasser, kleine Snacks und Urkunden inklusive
Anmeldung:
Die Anmeldung ist ab sofort bis zum 01. Dezember 2025 möglich!
Testevent
Anmeldeformular
Melde dich hier verbindlich für das Kolpingjugend Test Volleyballevent an.
- 15.03.2025
- Startgebühr 5€ für Kolpingjugendmitglieder (8€ nicht Mitglieder)
- Anmeldungen sind bis zum 01.12.2025 möglich
Aktuelle Anmeldungen
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Dokumentation und Funktionen
Um Missverständnisse zu vermeiden kann für jedes Event kann so ein einheitlicher Ablauf für Anmeldungen und klare Kommunikation sichergestellt werden.
(parallel sind funktionierende andere Wege natürlich nach wie vor genauso nutzbar)
- Event Seite erstellen und Formular einbinden (Timo)
- Link zur Website /QR Code mit auf die Plakate und Werbung
- Teilnehmer*innen können sich anmelden.
- Bis zu 2 Mailadressen der Organisator*innen werden benachrichtigt mit allen Infos der Anmeldung wenn jemand das Formular ausfüllt.
- Teilnehmer*innen können vom Voranstalter kontaktiert werden, um Bezahlung und ggf. schriftliche Papieranmeldung zu klären.
Die Anmeldung über dieses Formular ist rechtlich nicht bindend. Sie soll aber mehr Planungssicherheit und Verbindlichkeit bringen als mündliche Zusagen oder „Anmeldungen“ über Messanger am Handy. - Nach erreichen der Anmeldefrist sperrt sich das Formular von alleine.
- Am Ende der Anmeldefrist kann Timo euch auf Wunsch einen Export der Datenbank mit allen Anmeldeungen zur weiterverarbeitung schicken.
(Oder ihr erstellt euch eure Teilnehmendenliste aus den Mails die nach jeder Anmeldung kommen)
Funktionen:
- Counter für Anzahl der freien Plätze
- Nach erreichen der maximalen Teilnehmeranzahl werden weitere Platzreservierungen für eine Warteliste vorgenommen.
- Überprüfung der Eingaben auf Vollständigkeit/Fehler
- Mündliche Anmeldungen können natürlich über das Formular durch den Organisator eingetragen werden falls Leute nicht mit digitalen Medien klarkommen (damit die Teilnehmerzahl immer aktuell angezeigt wird und richtig ist)
- Sperrung des Formulars bei Überschreiten der Deadline
- Anmeldedaten direkt bei Anmeldung an 2 hinterlegte Mailadressen verschickt.
- Anmeldedaten in interner Datenbank gesichert für export
Offenes Formular
Formular bereit zur Anmeldung
Formular nach Deadline
Nach Überschreiten der Deadline wird das Formular automatisch gesperrt
Warteliste
Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, bleibt das Formular geöffnet.
Es wird aber darauf hingewiesen, dass man sich nur noch für eine Warteliste registrieren kann.
Infomail an Veranstalter
Nach jeder Anmeldung bekommen bis zu 2 hinterlegte Mailadressen eine Nachricht mit allen Infos der gerade eingegangenen Anmeldung.
So ist der Veranstalter immer informiert und kann die angemeldete Person direkt kontaktieren um Bezahlung oder eine schriftliche Anmeldung auf Papier zu klären, oder über angebene Wunschkontaktmethode die Anmeldung bestätigen
Infomail Warteliste
Der Platz auf der Warteliste oder Anmeldeplatz wird in der Infomail mit angezeigt
Datenbankexport
Nach der Deadline kann Timo euch den Datenbankinhalt exportieren.
(Falls gewünscht)
Sonst werden die Informationen nach eurer Freigabe gelöscht.
Eingabeüberprüfung
Die Nutzereingaben werden auf Vollständigkeit und auf Plausibilität geprüft.
Bei Fehlerhaften Angaben wird der Nutzer aufgefordert diese zu verbessern, bevor das Formular abgeschickt wird.
Bestätigung
Wenn das Formular erfolgreich verschickt wurde, bekommt der Nutzer einen Bestätigungstext angezeigt.
Auch der Anmeldezähler aktualisiert sich.